Dokumentenprozesse automatisieren
Rechnungen, Belege, Angebote und Verträge treffen auf vielen Wegen ein. Wir verbinden Erfassung, Prüfung und Ablage zu einem nachvollziehbaren Prozess. Freigaben bleiben bei den Menschen, die dafür verantwortlich sind.
Ausgangslage
Rechnungen kommen per E-Mail, Post und Portal herein, werden von Hand in ein System übertragen und warten anschließend auf eine Freigabe, die oft erst nach mehreren Nachfragen kommt. Wer wissen will, wo ein einzelner Vorgang gerade steht, muss in mehreren Systemen nachsehen oder fragen.
Ablauf
Der Beleg wird erfasst und maschinell ausgelesen, gegen vorhandene Daten wie Bestellungen oder Verträge geprüft, in das zuständige System überführt, zur Freigabe vorgelegt und nach der Freigabe geordnet abgelegt.
Nutzen
Was sich für die Menschen ändert, die Belege heute von Hand bearbeiten.
Ob E-Mail-Anhang, Papierpost oder Portal-Upload: Jeder Beleg landet erfasst und lesbar am selben Platz, statt in mehreren Postfächern liegen zu bleiben. Wer nach einem Vorgang sucht, findet ihn ohne Umweg über mehrere Systeme.
Positionen, Preise und Mengen laufen automatisch gegen die hinterlegten Vereinbarungen, bevor jemand sie freigibt. Abweichungen fallen auf, bevor sie zu einem Problem werden, nicht erst danach.
Jeder Beleg durchläuft dieselben Schritte in derselben Reihenfolge, mit einer erkennbaren Zuständigkeit für jede Freigabe. Niemand muss sich merken, wer als Nächstes an der Reihe ist.
Beispielhafter Ablauf
Dieser Ablauf ist ein Beispiel und beschreibt keinen konkreten Kundenfall. Er zeigt, wie ein einzelner Beleg die Schritte von der Erfassung bis zur Freigabe durchläuft.
Abgrenzung
Häufige Fragen
Wir klären, wo Belege eingehen und ob Ihr Buchhaltungs-, ERP- oder Dokumentensystem eine geeignete Schnittstelle oder einen geregelten Import bietet. Hilfreich sind einige freigegebene, bei Bedarf anonymisierte Beispielbelege sowie Ihre Prüf- und Ablageregeln. Zugangsdaten gehören nicht in die erste Anfrage.
Sie legen fest, wer welche Rechnung freigeben darf und wann eine zusätzliche Prüfung nötig ist. Die Automatisierung kann Angaben prüfen und die Freigabe vorbereiten. Solange die erforderliche Entscheidung fehlt, bleibt der Vorgang offen und wird nicht als abgeschlossen ausgegeben.
Wir legen fest, wie fehlende Angaben, schlechte Scanqualität und mögliche Dubletten erkannt und zur Klärung vorgelegt werden. Solche Belege werden als Ausnahme behandelt. Ein unsicherer Betrag soll nicht ungeprüft im Zielsystem landen.
Zum Ablauf gehören nachvollziehbare Statuswechsel, Prüfergebnisse und Freigaben. Welche Informationen wie lange gespeichert werden und wer sie sehen darf, stimmen wir mit Ihren Anforderungen und den Möglichkeiten der beteiligten Systeme ab.
Nächster Schritt
Zeigen Sie uns Ihren aktuellen Ablauf für Rechnungen, Belege oder Verträge. Wir sagen Ihnen ehrlich, wo sich eine Automatisierung lohnt. Unser Ziel: ROI nach drei Monaten. Ob das für Ihren Prozess realistisch ist, klären wir vorab.
Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich. Eine kurze Beschreibung genügt, genaue Mengen können wir gemeinsam klären.
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